DA集团生物质能源项目流程管理问题的分析与启示

DA集团生物质能源项目流程管理问题的分析与启示
蔡小平

文摘：流程管理已成为企业管理的重要领域，随着流程管理理论的不断发展，管理实践的不断丰富和广大实业界的成功应用，运用流程管理方法提升企业核心竞争力，实现发展战略，已逐步得到企业所有者的认可与青睐。从高层次的战略决策，到具体的业务领域，企业管理者都应正视流程管理的重要性，重视关键业务环节的流程管控，为企业的健康、长远发展保驾护航。

关键字：流程分析

一、项目背景
DA集团是国内利用生物质等新型清洁能源提供热能服务的领先企业，其主营业务为利用生物质燃料（以下简称“BMF燃料”）等新型清洁能源，为客户提供热能供应服务。
在生物质燃料行业高额利润的驱使下，为了进一步扩大公司产能，抢占BMF燃料的生产、供应高地，DA集团很快吹响了生物质燃料经营扩张的号角。在这样的背景下，DA集团粤雷生物质能源项目（以下简称“粤雷项目”）应运而生了。2018年5月DA集团与项目所在地政府主管部门签订了合作意向书，决定投资建设年产30万吨生物能源原料生产基地。“粤雷项目”计划投资建设六大工厂，利用当地丰富的农林废弃物（树皮、树根、锯末、甘蔗渣、甘蔗叶、稻糠等）资源生产制造BMF燃料。项目总投资2亿元，预计年产值3.5亿元。
2019年4月，项目所属一工厂建成投产，可刚投产不久一连串的问题便出现了：项目主要生产设备压块机产能大大低于预期，设备性能稳定性极差，经常需要停机维护，严重影响生产作业。更为可怕的是，由于产能大大低于预期，致使前期抢购的树皮原料大量囤积，存货腐烂损失风险猛增；另一方面，由于产量未能达到预期，存货资金积压严重，加上DA集团处于业务扩张的发展阶段，流动资金本来就紧缺，致使部分原料款不能如期支付给供应商，使公司在当地的信誉大打折扣，甚至有供应商由于货款被拖欠而到厂房闹事，严重影响公司的正常生产作业。粤雷项目的实施很快陷入了困境，成为DA集团一颗烫手的山芋。
在对项目实施情况进行管理审计过程中，笔者发现，造成DA集团粤雷项目困境的原因主要为：1、主要生产设备产能大大低于预期，存货、设备、厂房等前期投资未能及时产生效益，资金沉淀严重。2、在设备产能未经充分评估、验证的情况下，大量抢购、囤积生产原料，增加库存损失风险，同时由于沉淀了大量资金，进一步加剧集团资金周转困难。
二、共性问题分析
（一）业务审批流程设计存在缺陷
与大多数处于业务扩张发展阶段的公司一样，DA集团在大力拓展业务、扩张市场过程中未能重视业务流程的梳理、固化，在审批流程的设计方面存在仅以简单的审批权限表代替审批流程，忽略业务风险管控的问题，如：投资业务合同评审流程、原材料采购申请审批流程、采购合同评审流程，均存在前述问题。下面我们就暂且以其业务审批权限表作为业务流程来进行分析。
以下两张表列示的分别为DA集团固定资产投资业务与原材料采购业务相关的审批权限：
DA集团固定资产投资业务合同评审审批权限表
审批项目 金额范围 部门负责人 主管会计 财务经理 分管副总经理 总经理 财务总监 集团总经理办公会 集团董事会
投资合同评审 100万元以上 √ √ √ √ √ √ √ √
DA集团原材料采购申请与合同评审审批权限表
审批项目 金额范围 部门负责人 主管会计 财务经理 分管副总经理 总经理
原材料采购申请 单笔、单批采购额2万元以上 √ √ √ √ √
采购合同评审 申购批准范围内 √ √ √ √ 
笔者认为，DA集团上述业务审批权限表存在以下缺陷：1、未明确各级审批环节的审核内容。审核内容不明确，可能导致遗漏重要细节，产生审核风险。2、流程表中未列示关键控制点信息。关键控制点是业务流程中容易产生风险的节点，对业务风险的控制起着非常重要的作用，关键控制点不明确、不完整，可能导致管控不到位，爆发风险。如：供应商的比质比价、供应商的现场评审均是固定资产采购（投资）业务的重要控制点，若管控不到位，可能导致采购设备的质量、技术指标等不合格。DA集团粤雷项目陷入困境正是此类风险爆发的结果。3、原料采购未设置集团总部审批环节。集团总部未参与采购审批，可能导致下属公司基于局部利益而做出采购决策，损害集团整体利益，同时由于采购金额巨大可能产生财务支付风险、信用损失风险等。
（二）流程执行力保障制度缺失
流程执行力是确保流程有效实施的能力，是组织核心竞争力的重要组成部分。如何提升组织的流程执行力越来越成为现代企业管理的重要领域。制度先行，关键在于执行保障。管理制度不论是“管人”还是“管事”，笔者认为，建立执行力保障制度都是不二的选择。同样，为提升组织的流程执行力，企业管理者应重视流程执行力保障制度的建设。遗憾的是，DA集团管理层对流程执行力尚未有足够的意识，相应的保障制度更是空空如也。在与DA集团相关管理人员交流时，笔者发现，粤雷项目的树皮原料采购并未走合同评审流程，仅凭几个管理人员的口头“审批”便与供应商签署了采购合同。忽视流程的执行，便失去了业务流程对流程结果的保障作用。随意绕过业务流程，是粤雷项目原料采购战略决策失误的重要原因。为什么设置的业务流程被轻易绕过呢？设想一下，如果DA集团及时建立了流程执行力保障制度，合同审批流程还能被轻易绕过吗？
（三）决策追责制度缺失
决策追责即是对决策者决策失误的责任追究，决策追责制度是现代公司治理的重要手段。有决策就有决策风险，要有效管控决策风险，除了建立一套高效的决策业务流程，建立流程执行的保障制度，确保严格执行业务流程外，笔者认为，决策追责制度也是不可或缺的。任何人都不愿意被追究责任，追责制度的建立能够让决策者在决策过程中下意识重视信息的搜集分析、谨慎对待潜在风险、充分论证备选方案，必将能大大降低项目的决策风险。笔者发现，DA集团虽然建立了奖惩管理制度，但也只是对员工日常工作、管理行为的奖惩管理，对公司管理层的决策行为并未设置追责条款。决策追责制度的缺失，也许是滋生DA集团粤雷项目一系列草率决策的一张温床吧。
三、关键业务环节问题分析
（一）生产设备投资管理
DA集团粤雷项目的主要生产设备为树皮压块机，为降低设备采购成本，DA集团对主要生产设备压块机采取引进后模仿制造的策略。在BMF燃料高额利润空间的诱惑下，DA集团高层领导急于启动粤雷项目，于是便仓促定型生产设备，急切寻找合作制造商，首批便大量定制50台压块机。由于疏忽管理流程，草率决策，导致所定型的压块机产能远远低于项目设计水平，不仅设备投入资金存在浪费损失风险，更致命的是，基于项目设计水平而大量抢购、囤积的树皮原料面临极大的腐烂损失风险和高额处理成本风险，项目窘境随之而至。从流程管理的视角来看，除了前述的共性原因外，DA集团生产设备投资决策失误的原因还包括：
1、设备定型前的可行性评估流程缺失。重要生产设备采购定型前的可行性评估内容主要包括：产能、出产率、耗能水平等主要技术指标是否满足项目要求。据笔者了解，DA集团在模仿制造树皮压块机前并未组织公司骨干技术人员进行充分的可行性评估，集团负责设备管理的生产总监和设备经理甚至完全不清楚设备的评选、定型事宜。在未充分熟悉、掌握设备的各项主要技术指标时，便仓促寻找制造商进行模仿制造，最终导致的结果是：生产设备性能不稳定、生产能力大大低于项目设计水平。纵观DA集团粤雷项目，疏忽设备定型前的可行性评估，盲目决策是整个项目陷入困境的主要原因。
2、投资后续评价流程缺失，未能及时发现设备缺陷，制止损失扩大。投资后续评价是指项目投产后对项目相关信息的收集、分析、反馈，根据反馈信息及时对项目采取适当的后续控制措施。建立有效的投资后续评价流程，有利于及时发现项目缺陷，控制投资风险。在对DA集团粤雷项目进行调查分析时，笔者发现，DA集团粤雷项目立项时，主要生产设备压块机的计划生产能力为每小时1吨，而所使用的压块机的实际生产能力只有每小时0.6吨左右，只相当于计划生产能力的60%左右。在设备投产后的当月，DA集团的技术员、生产人员其实已经发现压块机的产能远远达不到公司的预期产量。遗憾的是，DA集团没有一套完整、可行的投资后续评价程序来收集、分析技术员、生产人员获取的重要信息，及时采取措施制止损失扩大。
3、信息沟通流程缺失，沟通渠道模糊、不畅。信息沟通是COSO内部控制整合框架“五要素”中的一个要素，是企业内控、风险管理的重要一环。信息沟通渠道不清、沟通不畅将导致信息停滞在生产现场，重要信息得不到及时传递、反馈。而公司决策者未能及时掌握相关信息，容易导致信息所属领域的风险得不到及时控制，甚至风险爆发。DA集团粤雷项目投产后的当月，一线的技术员、生产人员就已经发现压块机的产能远远达不到公司的预期产量，但无奈的是，由于信息沟通渠道不清，这些一线生产技术人员不知道以什么方式反馈、向谁反馈这些信息，导致重要信息被停滞在生产现场，未能及时传达给集团公司高层。一边是设备产能不合格，一边是不停地继续制造不合格的设备，风险在信息传递停滞后被不断地扩大，设备产能长时间未能满足项目设计需求，最终导致大量原材料积压、质变，损失巨大。不难理解，如果DA集团建立了顺畅、清晰的信息沟通渠道，重视现场技术人员、生产人员的信息反馈，重新审视设备的选型决策，粤雷项目遭遇的设备不合格困境不至于积重难返，给项目实施带来严重的冲击。
（二）生产原料采购管理
DA集团粤雷项目主要生产原料为树皮，项目选址时主要看项目所在地丰富的林木资源。为了保证树皮的充足供应，DA集团与当地林木资源主要供应商签订树皮供应总代理合同，约定供应商能够供应多少就收购多少，大张旗鼓地在当地抢购、囤积树皮。截止2019年7月，主要供应商的树皮供应量合计接近13万吨，原料囤积量约10万吨。正是这一强势铺开，承载无限希望的原料抢购、囤积战略后来使粤雷项目陷入了非常被动的局面。如果说设备选型的失败使产能远远达不到项目设计要求是粤雷项目困境的导火线，那么原料采购战略的失误可以说是这一困境的催化剂，扮演了火上加油的角色。从流程管理的视角来看，除了前述的共性原因外，DA集团粤雷项目原料采购战略决策失误的原因还包括：市场调研流程缺失。
市场调研是采购管理中一个重要的子流程，调研内容包括市场价格、总体供应量情况、供应商数量及供应能力、竞争对手情况等，特别是大宗原料采购，采购决策前的市场调研是采购决策成功与否的重要影响因素。DA集团粤雷项目立项时，已经预期生产原料树皮的需求量非常大，但遗憾的是，DA集团未能重视原料采购可能面临的风险，及时制定采购前期的市场调研流程，或针对该项目制定临时的原料采购调研流程。据了解，在DA集团进驻前，粤雷地区的树皮原料非常充足，由于未能找到很好的利用方式，树皮几乎一文不值，为了清理林木砍伐场地，有的林木资源供应商还花钱请人帮忙处理树皮。DA集团进驻后，由于疏忽市场调研，杞人忧天担心失去原料供应，盲目妥协供应商的要价，更令人可笑的是，与供应商签订总代理、无限量采购的供应合同，致使大量树皮囤积，面临腐烂损失风险，同时由于资金沉淀严重，加剧了公司资金周转困难。由此可见，正是市场调研流程的缺失，助长了粤雷项目相关负责人随意、盲目的原料采购战略决策行为，加剧了粤雷项目困境。
四、案例启示
笔者认为，DA集团粤雷生物质能源项目相关管理流程缺失的教训是深刻的。时至今日，流程管理已成为企业管理的重要领域，随着流程管理理论的不断发展，管理实践的不断丰富和广大实业界的成功应用，运用流程管理方法提升企业核心竞争力，实现发展战略，已逐步得到企业所有者的认可与青睐。任何企业都不应当疏忽流程管理。从高层次的战略决策，到具体的业务领域，企业管理者都应正视流程管理的重要性。唯有这样，才能精细化各类管理制度，有效管控关键风险点，全面监视企业面临的各种风险，为企业的健康、长远发展保驾护航。