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大数据背景下事业单位档案管理分析

引言:档案管理程序复杂,在档案管理领域引入大数据,可以有效地简化部分档案整理工作。

一.运用大数据的必要性

  档案数字化管理能突破档案利用时的种种问题,引导档案部门走向开放格局,实现档案信息的高效整合,为科研提供更加优质的服务。而大数据管理则是使数字化档案分类更具科学性,使档案查找更加方便、档案引用更加高效。以数字化的形式进行信息管理,网络化的形式进行交接传递,计算机大数据进行智能化管理,是事业单位档案管理改革的必经之路。

二.事业单位档案管理中存在的问题

(一)档案管理人员素质不高

  企业单位档案信息量大,需要存储到云端,而云端储存数据被第三方运营商保存,由于数据在操作过程中的迁移过程中很能由于系统的不稳定性,可能会导致数字档案信息被篡改被删除,一旦发生数据的篡改。数据管理人员很难发现问题,给档案的真实性造成了巨大的影响,不利于后续的档案调用。并且档案会经面临木马攻击,黑客攻击等多种风险档案信息复杂多样,而电子文件的传递格式繁多,同一电子文件内的文字、图像、音频内容有可能不连续的存储在不同相同的载体内,其内部的树杈结构和逻辑关系发生改变。面对这些问题都需要专业化的管理人员进行细致的管理。目前许多事业单位管理方式落后,管理观念更新不及时。计算机信息管理早已融入各行各业,导致一部分事业单位对早期纸质版信息管理不及时,威胁了事业单位档案安全。

(二)对于档案管理普遍不重视

  推动事业单位档案管理成熟化发展,离不开领导层面的决策影响。然而,相关管理人员和领导人员对档案管理缺乏重视。将档案管理视为程序化的工作,将其功能单一化,认为只有备份功能,而忽视了其查询、分析、总结功能。领导层面对于档案管理认识的不全面、不深刻,直接导致了我国事业单位档案管理发展缓慢。档案管理是系统性的管理工作,需要领导层面的理论与实践支持。对档案管理不重视,将严重影响事业单位档案管理成熟化发展。

三.大数据背景下档案管理措施

  互联网+的大背景下,云储存、大数据计算快速发展,这些技术也为繁杂的档案工作提供了有力的科学技术支持,同时对档案管理工作提出了新要求。应该顺势而为,不断汇集信息,综合利用多种加密手段,提高信息的安全性,促进事业单位的档案管理水平,从而提升事业单位的社会服务效能

(一).加强档案云储存的安全性

  数字档案信息对计算机平台的依赖性强,对后台系统的服务性、可靠性要求更高,面临着许多风险,一旦遭受信息泄露,那么出现的安全损失会更大。同时,大数据的背景下,事业单位的档案信息量大,传统的储存方式已经不合时宜,亟需档案管理人员另谋出路,而云储存可以储存大量的档案信息。事业单位在云储存之时面临的安全风险将会更大,对后台系统的安全性要求会更高。事业单位的管理人员要了解各种信息云储存手段,保证信息有效储存,保障档案信息的安全性

1)虚拟化技术

  虚拟化技术是将一台物理机器虚拟化一台或者是多台虚拟机,每台虚拟机都能够独立运行,并利用本机的CPU中的内存资源。虚拟化技术是实现云储存共享的技术基础,也是基本的硬件基础。

2)加密技术

  加密技术是事业单位档案信息云储藏中维护信息安全的重要手段,大部分的信息加密采用单方的密匙安全协议,保证云端资料不被黑客窃取。但由于单层加密的方式,可能出现内部管理人员篡改数据资料的风险。这就要求相应的服务商提高管理人员的素质,建立相应的身份认证机制,采取非对称加密完成信息的双向认定。

3)加强身份认证

身份认证是控制访问的中心阶段,能够保证安全有效地获取云端资源,云储存平台通常利用户名加密码的单点方式进行身份认证,大部分密码设置较简单,加大了用户身份泄露的风险,管理者要通过合理的平台宣传,借助多层密码和相应的专用盾,提高云储存平台信息的安全性。

(4)加强职业道德

加强储存的安全性也需要档案管理人员具备职业道德,不泄露事业单位信息机密,从自身层面进行自我约束,提升综合素养和精神水平。管理人员要始终秉承社会服务意识,不断提升社会服务水平。

(二).完善事业单位档案管理人员管理机制

  大数据运算依托计算机网络,但总而言之还需要人员管理。事业单位的档案管理人员需要具备良好的职业道德、完善的档案管理理论知识、较为丰富的学识、计算机运用能力等基本素养。事业单位需要重视培养档案管理人才。

例如,可以开展培训会,使档案管理人员的知识与技能与时俱进,综合素质跟上时代的发展。在培训会之后采用考核的机制检测培训成果,不定期举行考核,保证工作人员有科学的档案管理知识体系,更好地胜任岗位工作。同时要以健全激励的形式,通过完善的考评体系,对于档案人员的工作质量进行综合评价,帮助基层人员查找问题重新学习,以保证档案管理队伍的协调性和完整性,从本质上加强工作人员的积极性。档案管理培训还需要培训管理人员的社会学、历史学、统计学等知识,扩展管理人员知识的边界,提升事业单位档案管理效能。

综上所述,大数据背景下事业单位档案管理,完善事业单位档案人员管理机制是基本内容。

.顺势而为,落实档案细节管理

  在档案信息开发利用过程中,需要利用母体计算机对档案进行加工和检索,充分利用网络技术和通信技术实现档案信息的快速传递。管理人员要综合应用信息系统,设置身份认证体系和访问权限,利用相应的技术限制对于信息库进行管控,定期升级保密技术,更换密码,不断提高加密水平

事业单位档案管理人员还可以在录入前要进行统一编号,以便于后续的管理,然后才能进入扫描页面以自动化处理为主,结合人工的二次检查,确保图像质量精准,修正去污,加强对于文本流程图的处理,以保证档案文本和其他内容相互匹配。及时更新重复或者无关的文件,保证数字化的筛藏质量。

综上所述,大数据背景下事业单位档案管理,档案管理人员要顺势而为,落实档案细节管理。

(四).提升事业单位档案管理的实用性

在当前数字时代的背景下,事业单位工作人员对于各种档案资料的需求也趋向于多元化,在此种情况下,传统的档案信息管理模式已经无法与社会要求相互匹配,因此管理人员需要快速转变观点,实现档案信息的多元化利用,勇于开拓创新。

档案管理能够方便事业单位工作人员进行资料查询,从而提升工作水平与效率,档案管理人员需要促进档案管理服务流程的优化。切实体现档案管理的服务,需要明确服务流程,这样能够提升档案管理质量,还能使服务按照规定去严格执行。档案管理人员需要做好档案管理,以促进事业单位工作效能,提升事业单位整体社会服务水平。

综上所述,大数据背景下事业单位档案管理,要提升事业单位档案管理的实用性。

总结:档案管理部门应该合理选择服务商和操作系统,最大程度上节省人力物力,顺应大数据时代的要求,保证数据储存的安全性与合理性,从技术管理人员、服务商等多角度加强云平台的管控,促进事业单位档案信息共享共建,共商共治。

参考文献:

[1]. 褚丽娜. 大数据背景下事业单位档案管理工作分析[J]. 卷宗, 2019, 第9卷(12):116.

[2]. 焦自磊. 大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式分析[J]. 卷宗, 2019, (27):119.

[3]. 纪莹. 大数据背景下事业单位档案管理工作的分析[J]. 卷宗, 2019, (36)

 

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